STATUTES OF THE INTERNATIONAL SOCIETY FOR SUBTERRANEAN BIOLOGY

 

Edition 2008 including the changes adopted by the General Assembly held in 2001 at Intervales (SP, Brazil), by the General Assembly held in 2002 at Verona (Italy), the General Assembly held in 2006 at Cluj-Napoca (Romania) and the General Assembly held in 2008 at Fremantle (Australia).

English version translated from the original French version. Download french version here.

 

  1. Aims and composition of the Society

 

Article 1 – Foundation

It is created between members adhering to the present statutes a society ruled by the law of 1st July 1901 and the statutory order of 16 August 1901 of the French Republic, and entitled: Société Internationale de Biospéologie-International Society of Subterranean Biology (SIBios/ISSB). Its duration is unlimited.

 

Article 2 – Aims

The Société Internationale de Biospéologie – International Society for Subterranean Biology [SIBios-ISSB] aims:

  • to promote studies in subterranean Biology and Ecology sensu lato,
  • to initiate and organise meetings and workshops between researchers of different topics related to subterranean Biology,
  • to publish proceedings of symposia, the journal Subterranean Biology, books, reports and a bulletin or a newsletter,
  • to work for the protection of species and conservation of subterranean habitats, by making proposals to administrative authorities in charge of the protection of natural patrimony,
  • to work in the field of information and éducation on subterranean systems,
  • to support and manage projects in its field of activity and competence.

 

Article 3 – Registered office

The registered office of the Society is the “Mairie de Moulis”, Ariège (France).

 

Article 4 – Membership

To become a member of the Society, it is necessary to sent a simple request to the Council of the Society.

 

Article 5 – Members

The Society is composed of active members, making researches in the fields defined in article 2 of these statutes, associate members (a person or a moral institution), honorary members, benefactor members.

 

Article 6 – Resignation, striking off

The quality of member is lost by resignation or striking off due to lack of payment of the subscription or any serious reason, and pronounced by the Council. Before striking off, the member is informed and will be heard by the Council under his request.

 

  1. Administration and functioning

 

 

 

Article 7 – The Council

The Society is conducted by a council, with minimum of 7 and maximum of 12 members, according to decision of the General Assembly.

The council members are chosen among the active members of the Society. They are elected by the General Assembly, by a secret vote and for a mandate of 2 years. These members may be re-elected for three times at maximum, becoming re-eligible after a vacancy period of 4 years.

In case of vacancy, the council will be completed at the next General Assembly.

The council meets at least once a year, after convocation by the President or the General Secretary (or by request of half its members). Decisions are validated by simple majority of votes from at least of half of the Council members; votes by power are accepted. The President has the casting vote.

By decision of the Board signed by the President and the General Secretary, the council members may be consulted and vote by correspondence.

The council meetings will be recorded by the secretary(ies) in a written minute signed by the President and the General Secretary, or a member of the council replacing the latter in case of absence. The minutes are sent to the ‘sous-préfecture de Saint-Girons’, Ariège (France).

 

Article 8 – The members and the functionning of the Council

The council elects a board comprising a President, two Vice-Presidents and a General Secretary.

The board is elected for two years, and its members may be re-elected during their mandates.

The Council appoints, independently of any mandate in the Council, the Treasurer of the Society. The Treasurer is appointed for two years, and this position can be renewed every two years without any limitation in time. The appointment can be revoked, after discussion in a General Assembly, upon request of at least two thirds of the members of the Council.

The Council may request one or several members of the Society for consulting assistance regarding specific issues, they will report to the Council at any request.

The council may assign a technical job or the conduct of some activity to active members of the Society, who must report the results to the council.

 

Article 9 – Activities

The Society activities include meetings, symposia, publications, awards, help to young researchers, reports, support to projects.

 

Article 10 – Resources

The active members of the Society will pay an annual fee, decided by the General Assembly. Other resources are not excluded.

 

Article 11 – General Assembly

There will be a General Assembly at least once every two years, during the International Symposia of Subterranean Biology. The general assembly comprises all members in good statement. Moral members, officially constituted may be represented, each by one delegate.

One month in advance, the General Assembly is summoned by the General Secretary. The assembly convocation comprises the agenda, and only the topics there included may be voted. Any issue to be included in the agenda must be submitted to the Council of the Society previously to its divulgation.

The board of the General Assembly is the same as the council.

The moral, the financial and the activity reports are delivered to the general Assembly.

The General Assembly checks the financial balance of the reported period and votes an agrement to the Treasurer.

There is a vote upon the budget planned for the next period and a discussion on questions listed in the agenda.

The General Assembly proceeds, by secret vote, to the renewal of the Council. New and re-eligible candidates must receive at least a third of the votes to be elected.

The Ordinary General Assembly is valid if at least a quarter of the members are present or formally represented. This is the valid quorum.

In cas the quorum is not obtained, the President may convoque an Extraordinary General Assembly. This Assembly does not need a quorum to be validly held.

Each member in good statement may have three powers maximum for votes.

The report is sent to all the members of the Society by surface or electronic mail.

 

Article 12

The expenses are authorized by the President and the Treasurer.

The Society is legally represented by the President, the General Secretary and, in case of vacancy, by any member of the Board designated by the Council.

Official representatives of the Society must be in good statement towards the civil law.

 

Article 13

The General-Secretary will notify the ‘sous-préfecture de Saint-Girons’ where the registered office of the Society is located any administrative changes or mofifications in the statutes.

The changes are reported in documents signed by representatives in charge of the Society and preserved by the Secretary.

Any document of the Society can be presented to the authorities at any request.

 

Article 14

The statutes may be modified by the vote of 2/3 of the active members present at the General Assembly, or of all members in case of a voting by correspondence.

 

III. Dissolution

 

Article 15 – Dissolution

The dissolution of the Society may only be decided by a General Assembly specially summoned for this purpose; a minimum quorum of 2/3 of the members is required, and the dissolution will be decided by a majority of 3/4 of the votes of members present or represented.

The General Assembly appoints one or several people in charge of the distribution of the credit, goods and properties of the Society, in accordance with the law.

The dissolution must be officially reported to the Registered Office of the Society at the ‘sous-préfecture de Saint-Girons’, Ariège, France.

 

 

 

 

INTERNAL RULES

 

 

Le Conseil de la Société a décidé de mettre à jour et de compléter progressivement le Règlement Intérieur. Ce règlement comporte à ce jour les points suivants.

 

  1. Symposiums internationaux de la Société

La Société Internationale de Biospéologie organise un Symposium international tous les deux ans. Le Symposium International de SIBIOS se tient les années paires.

Le choix du lieu du prochain Symposium international se décide par vote à bulletin secret à l’Assemblée générale lors du Symposium qui précède, après présentation par le ou les candidats du ou des projets, devant le Conseil d’Administration puis devant l’Assemblée Générale. En cas de manque de candidature, le Conseil d’Administration se fait partie active en déléguant directement l’organisation du Symposium a un, ou plusieurs, de ses membres. Les informations sur les modalités d’inscription, d’accès, le coût présumé de l’inscription et du séjour, sont présentés à l’Assemblée Générale précédant le Symposium International. Le Conseil attribue une somme d’argent prise sur le Compte Cotisations aux Organisateurs du Symposium International, pour participation à l’organisation et pour aider des jeunes chercheurs. Des situations extraordinairement exceptionnelles peuvent conduire le Conseil à proposer un symposium une année impaire, à l’exclusion catégorique des années où est organisé un Congrès International de Spéléologie de l’UIS.

 

  1. Assemblée Générale

L’Assemblée générale comprend tous les membres actifs, accepté au moins depuis une année et en règle avec leurs cotisations.

L’Assemblée générale statutaire se tient lors du Symposium international SIBIOS. (Décision prise dès l’année de fondation de la Société)

En cas de manque du quorum, le Président peut à tout moment convoquer la réunion d’une Assemblée Générale Extraordinaire.

 

III. Categories des Membres

 

Membres actifs

Deux catégories ont été distinguées.

  1. a) – Les membres actifs, qui payent leur cotisation.
  2. b) – Les membres actifs “étudiants” qui payent une cotisation réduite, pour faciliter l’accès de la Société Internationale de Biospéologie – International Society of Subterranean Biology à de jeunes chercheurs qui n’ont pas la possibilité de régler le montant de la cotisation.

Les membres “étudiants ” sont retenus sur les critères suivants :

Débuter dans la recherche en Biospéologie (master students, these, PhD etc.);

Ne pas avoir les moyens financiers de régler le montant de la cotisation ;

Présenter ou faire présenter une (des) communication(s) aux Symposiums de la Société Internationale de Biospéologie – International Society of Subterranean Biology ;

Participer activement au fonctionnement de la Société en assumant une charge, un projet.

Les demandes pour être classées “étudiants” sont présentées par leurs parrains ; ces demandes sont examinées individuellement par le Conseil. Le titre de membre “étudiant” est réexaminé par le Conseil et les décisions soumises à l’Assemblée générale tous les deux ans.

Dans tous les cas, les parrains doivent veiller eux-mêmes à la bonne situation des personnes qu’ils représentent et dont ils sont responsables.

N.B. A la quatrième année de non payement de la cotisation, après deux appels, le conseil peut décider la radiation d’un membre actif.

 

Membres d’honneur

Le Conseil peut proposer à l’Assemblée Générale la désignation de “Membres d’honneur”.

Ceux-ci sont désignés sur les critères suivants: longue carrière en Biospéologie, reconnaissance internationale, être à la retraite.

Les “Membres d’honneur” sont dispensés de cotisation. (Décision prise à la fondation de la Société).

 

  1. Bulletin de la Société

1 – Les informations sont transmises à tous les membres de la Société par un Bulletin de liaison. (Décision prise dès la fondation de la Société).

2 – Le Bulletin de liaison est au minimum annuel et paraît à la fin de chaque année.

3 – Il est présenté sous deux supports :

– support classique papier ;

– sur le site Web de la Société : http://www.sibios-issb.org

4 – Deux exemplaires sur support papier sont déposés à la Bibliothèque nationale, à Paris, sous le n° ISSN : 0996-7303.

5 – Les frais de tirage et d’expédition sont assumés par le compte Cotisation de la Société.

6 – Un exemplaire sur support papier est envoyé à tous les membres qui le demandent, dans les délais prévus par statuts et notamment aux membres qui ne disposent pas d’une adresse électronique.

7 – Les rapports, convocations, newsletters, bulletins, ainsi que toutes informations concernant la vie de la Société (membres, symposia, publications), sont également publiés et régulieremet mis a jour, dans le site web de SIBIOS, par les soins du web-editor et du webmaster, en collaboration étroite avec le Président, le Secrétaire-Général et le Trésorier-Général.

 

  1. Conseil

Un appel à candidature pour le Conseil est fait au moins trois mois avant la tenue de l’Assemblée Générale, afin de permettre au Secrétaire-Général d’organiser un éventuel vote par correspondance ou par procuration.

La liste de membres sortants du Conseil, ceux qui sont rééligibles et ceux qui ne sont pas rééligibles est présentée avec l’appel à candidature.

Internal Rules (By-laws) of the Société Internationale de Biospéologie – International Society of Subterranean Biology [SIBIOS/ISSB].

 

Edition 2002-2004 including modifications accepted by the General Assembly held on September 2002 at Verona (Italy) and modifications proposed by the Council of Sibios.